Externaliser ou ne pas externaliser l’administratif de son entreprise : le débat sur les avantages et inconvénients
Diriger une entreprise est une tâche chronophage qui implique de nombreuses obligations. Outre les aspects économiques, il y a également les tâches administratives qui doivent constamment être mises à jour en fonction des nouvelles réglementations. Pour résoudre ce problème, une alternative est de faire appel à un prestataire spécialisé pour les activités administratives.
L’externalisation administrative consiste à confier certaines tâches administratives à une entreprise tierce, généralement spécialisée dans ce domaine. Cela peut inclure des tâches telles que la gestion des salaires, la tenue de la comptabilité, la gestion des factures, la gestion des RH, etc.
Quels sont les avantages de l’externalisation ?
- Économies de coûts : externaliser certaines tâches administratives peut être moins coûteux que de les effectuer en interne,
- Temps et ressources supplémentaires : en confiant certaines tâches administratives à une entreprise tierce, les dirigeants de TPE-PME peuvent se concentrer sur d’autres aspects de leur entreprise,
- Meilleure expertise : les entreprises spécialisées dans l’externalisation administrative peuvent offrir une meilleure expertise et une plus grande efficacité que les employés internes,
- Flexibilité : les entreprises peuvent facilement ajuster leur niveau de service en fonction de leurs besoins en matière de support administratif.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation ?
- Perte de contrôle : en confiant certaines tâches administratives à une entreprise tierce, les dirigeants de TPE-PME peuvent perdre un certain niveau de contrôle sur leurs activités administratives,
- Risque de mauvaise qualité : si l’entreprise tierce n’est pas à la hauteur, cela peut entraîner une mauvaise qualité de service et une perte de temps et d’argent,
- Confidentialité : les TPE-PME doivent être conscientes des risques liés à la protection de leurs informations sensibles lorsqu’elles externalisent des tâches administratives.
Les étapes de mise en place de l’externalisation administrative :
1️⃣ Préparez votre cahier des charges :
- Définissez bien en amont le périmètre des missions que vous souhaitez déléguer,
- Définissez les objectifs attendus derrière ce projet,
- Sélectionnez le meilleur prestataire, celui qui comprend vos besoins et qui coche le plus de cases possibles pour répondre à vos exigences,
2️⃣ Mettre en place un contrat et construire des relations de confiance avec votre partenaire.
Externaliser : pourquoi, et comment ?
Il est possible de déléguer un grand nombre de tâches à des prestataires externes, qu’elles soient de nature administrative ou plus technique. Cependant, pour assurer une bonne organisation, il est important de prendre certaines précautions.
En optant pour l’externalisation administrative, les dirigeants d’entreprise peuvent bénéficier d’un gain de temps et d’efficacité significatif. En déléguant une partie ou l’intégralité des tâches de secrétariat courant, ils sont en mesure de se concentrer sur leur activité principale. De plus, cette solution leur permet de profiter de l’expertise de professionnels qualifiés pour accomplir certaines tâches indispensables.
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Pour que l’externalisation administrative soit couronnée de succès, il est important de peser soigneusement les avantages et les inconvénients avant de prendre une telle décision. Il est également important de sélectionner un prestataire de confiance qui a des valeurs similaires à celles de votre entreprise.
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